Handbook

Introduction This booklet aims to introduce volunteers to the ZeTeCo organization and its events. It tells the most important rules, and gives pointers to additional resources. This document should be known and made available to all volunteers of ZeTeC events.

Einleitung Dieses Heft dient Helferinnen und Helfer als Einführung zur ZeTeCo-Organisation und deren Events. Es beinhaltet die wichtigsten Regeln, und bietet Verweise auf zusätzliche Quellen. Dieses Dokument sollte allen Helferinnen und Helfer von ZeTeCo bekannt sein und zugänglich gemacht werden.

Strategy

Organizational structure ZeTeCo is backed by a Swiss club which is structured by its members, an elected board of directors, including a president and a treasurer, and an elected accounts auditor, i.e. a pretty standard club around here. The board of directors is free to act according to the statutes of the club and in particular its mission statement and the convened budget. The directors will be personally liable for their actions not in line with the mission statement and not covered by the budget. All the directors hold a final veto over any decision or expenditure made for ZeTeCo or in its name. The other members of the club are not personally liable. They have the right to elect the directors and auditors, and vote on the reports of the past events. Membership is not a pre-condition to participate or contribute to ZeTeCo events.

Organisationsstruktur ZeTeCo ist ein Verein nach Schweizer Recht, und setzt sich aus den Mitglieder, dem gewählten Vorstand, darunter eine Präsidentin oder ein Präsiden und ein Kassier oder eine Kassierin, und den Revisoren zusammen. ZeTeCo ist also ein Verein mit typischem Aufbau. Der Vorstand ist frei zu handeln, solange das innerhalb des Rahmens der Statuten und insbesondere dessen Zweck und dem gesprochenen Budget geschieht. Die Vorstände sind persönlich (mittelbar) haftbar für Handlungen die nicht dem Zweck und nicht dem Budget entsprechen. Alle Vorstände haben daher auch ein Veto-Recht um jede Entscheidung und und jede Ausgabe die für ZeTeCo oder in dessen Namen gemacht wird zu verhindern. Weitere Mitgleider des Vereins sind nicht persönlich haftbar. Sie haben das Recht, den Vorstand und die Revisoren zu wählen, über die vorgelegte Rechnung zu befinden und ein neues Budget zu sprechen. An den ZeTeCo-Veranstaltungen kann man aber auch teilnehmen, wenn man nicht Mitglied vom ZeTeCo Verein ist.

Teams (EN) ZeTeCo teams is where all the great magic really happens. No teams, no events. Teams are lead by two team leads: a leader and a deputy. The team leads have an area of responsibility and are granted a budget by the board of directors. All team leads have an appointed director, so that for every team there are two dedicated directors. The leads and their deputies, the directors and a few other selected People appointed by the directors form the administration team. The leads of the administration team are the ZeTeCo president and the treasurer. Each team consists of volunteers. Volunteers commit with the team to develop and cover user stories. The team leads will discuss and prioritize the user stories with the appointed directors. The teams will identify the tasks they need to complete to cover these user stories. Volunteers commit to quickly report back to their team leads about difficulties and the status of their tasks. Other participants do not aid in the organization of ZeTeCo, but may contribute talks or entertainment, shows, villages etc. Others will seek spontaneously for helping out as angels. The market place for offer and demand of angel work is managed by the info-desk.

Teams (DE) Die grossartige Arbeit findet in den ZeTeCo Teams statt. Kein Teams, keine Veranstaltung. Teams werden von zwei Team-Chefs geführt: je eine Chefposition und eine Stellvertretung. Die Team-Chefs sind für ein spezifisches Themengebiet zuständig, und erhalten dafür vom Vorstand ein Budget zugesprochen. Jeder Team-Chefin und jedem Team-Chef sowie deren Stellvertretung ist je ein Vorstandsmitglied zugeteilt, so dass jedes Team von zwei Vorstandsmitglieder überschaut wird. Die Team-Chefs und deren Stellvertretung, die Vorstandsmitglieder, und weitere vom Vorstand ernannte Personen bilden das Administrations-Team. Präsidentin oder Präsident, sowie Kassierin oder Kassier sind die Team-Chefs vom Administrations-Team. Jedes Team besteht aus Helferinnen und Helfer. Die Helfer einigen sich im Team über Szenarien («user stories»). Die Team-Chefs besprechen und priorisieren die Szenarien mit deren zugeteilten Vorstände. Die Teams werden selbstständig die notwendigen Arbeitsschritte («tasks») zur Erfüllung der Szenarien definieren. Die Helfer informieren ihre Team-Chefs unmittelbar über Probleme und der Stand ihrer Arbeit. Andere Teilnehmer helfen nicht in der Organisation von ZeTeCo-Veranstaltungen mit, aber sie steuern Beiträge und Unterhaltung, Shows, Stände und so weiter bei. Weitere Teilnehmer werden spontan ihre Arbeitskraft als Engel anbieten. Der Engel-Arbeitsmarkt wird vom Info-Desk verwaltet.

User stories and tasks Whatever teams are planning to do, it should be related to a user story. User stories are any foreseeable situation which may, will or should (not) happen to participants before, during or after the events. User stories shall be written down quickly after being thought out. Team leads then forward them to their appointed directors. A user story is always assigned to a team. User stories are here for the organization to estimate progress of work and learn better tricks for future events. The teams then build up their tasks to the user stories as they deem necessary. The priority of user stories are agreed upon with the directors, while tasks are not. Tasks may be run with help of other teams, this is up to the teams to coordinate among themselves.

Szenarien und Arbeitsschritte Alles was die Teams machen, muss einem Szenario («User story») zugeordnet sein. Ein Szenario ist jede erdenkliche Situation die Teilnehmer vor, während oder nach der Veranstaltung (nicht) erleben sollen oder können. Szenarien sollten kurz nach deren Ersinnen niedergeschrieben werden. Die Team-Chefs unterbreiten diese dann gleich dem Vorstand. Ein Szenario ist dann immer einem Team zugewiesen. Szenarien sind wichtig um den Arbeitsfortschritt zu überblicken, und das Wissen für zukünftige Veranstaltungen zu sammeln. Die Teams ergänzen selbstständig nach eigenem Ermessen die Szenarien um Arbeitsschritte («tasks»). Die Priorität der Szenarien sind mit dem Vorstand abgesprochen, die Arbeitsschritte jedoch nicht. Einzelne Arbeitsschritte können mit Hilfe anderer Teams erledigt werden; die Koordination ist dem Teams überlassen.

Culture Code of Conduct We want to build an environment where everyone can be welcome and included, and feel safe. We follow the basic principle to be excellent to each other and we expect the same of all ZeTeCo participants. Discrimination, sexism, harassment and dismissive, demeaning or offending language are known to be counter productive for what we want to establish, and are thus unacceptable. Conduct and behavior By participating in a ZeTeCo event you agree to adhere to the Code of Conduct while you attend to the events. Moreover, by becoming a volunteer, team lead or deputy, or director you also agree to further establish the Code of Conduct during all activities related to the events. Violations of the Code of Conduct are to be reported to directors. Various ways of reaching the attention of directors are made available and are prominently signaled during the events. Directors can not delegate the reported issues except to other directors, and must deal with the issues immediately. In resolution of a dispute, directors may state a parole warning, put participants on parole for the duration of an event, ban involved participants from some teams, or from attending an event completely. Their resolution is final and there is no possibility to appeal.

Kultur

Reimbursements Angels, volunteers, team leads and directors who buy goods and services to be ultimately paid by ZeTeCo, must seek for valid receipts and provide the original receipts to the treasurer via their team leads. The reimbursement statement must be submitted at the latest one (1) month after the event opening. Reimbursements for goods are generally not accepted, when their ownership has been previously claimed by the creditor itself. Ownership of the goods passes directly from the vendor to ZeTeCo at the point of buying, and ZeTeCo becomes in turn debtor of the angel, volunteer, team lead or director. Terms and dunning Such credits remain free of interest until two (2) months after the event opening. If the reimbursement is still pending after two months and the creditor has properly dunned ZeTeCo during that time, the creditor can request a yearly rate of 2% for the whole period. ZeTeCo shall proactively inform its creditors such that they can make use of their options in time. Lending and borrowing If ZeTeCo shall respond to demands of compensation for loss or deterioration for any good lent for free to ZeTeCo, then an advance notification to the treasurer is to be made in written form, including the conditions (i.e. simply provide the rental agreement to the treasurer for OK). The treasurer may delegate this task to a Team – most likely the Logistics Team.

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Literature

Inspiration for this book has been taken from the EMF Volunteer Handbook (downloaded on 15 February 2017). Other references:

• SHA2017 Code of Conduct
• Capaul
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